Effectief vergaderen: Hoe kun je als voorzitter zorgen voor eigenaarschap, verantwoordelijkheidsgevoel en een actieve houding bij deelnemers zonder zelf hard te hoeven werken?

Herken je dit? Dat je als voorzitter je stinkende best doet, maar dat de deelnemers er maar een beetje passief bijzitten? Dat er geen inhoudelijke reacties komen of sterker nog, er komt helemaal geen input? Je krijgt het gevoel dat de deelnemers drukker zijn met staren dan met luisteren? Liever pennen draaien dan notuleren? In dit blog lees je een aantal tips die je helpen bij effectief vergaderen en het activeren van je deelnemers.

Laat de deelnemers springen

Want effectief vergaderen? Dat kan zeker. Sterker nog, pas je onze tips goed toe? Dan kun je zelf steeds meer achterover leunen. De essentie van deze tips is namelijk deze: Hoe ‘dommer en luier’ jij doet, des te slimmer en actiever je deelnemers zich zullen opstellen. Wat? Ja, je leest het goed.

Met andere woorden, als jij niet:
● het kader heel helder neerzet,
● de inhoudelijke toelichting geeft bij ieder agendapunt,
● heel snel de knoop doorhakt en/of een beslissing neemt,
● de perfecte samenvatting geeft,
● en aan strakke tijdsbewaking doet,
dan is er een grote kans dat je deelnemers in dat gat springen dat jij bewust laat vallen.
Veel deelnemers vinden het namelijk maar wat prettig om alles aan hun hardwerkende, enthousiaste voorzitter over te laten. Stop jij hier ineens mee? Dan gaan de deelnemers het op een gegeven moment missen en pakken ze het langzaam maar zeker zelf op.

Effectief vergaderen: betrek de deelnemers in het proces

Dit werkt prima wanneer je dit als voorzitter bewust laat gebeuren zonder het te benoemen, maar er zit wel een risico aan. De kans is namelijk aanwezig dat deelnemers zich gaan afvragen wat er aan de hand is. Ineens nieuw gedrag zonder daar op voorhand iets over gezegd te hebben? Je loopt het risico dat ze dit met elkaar – na de vergadering – gaan bespreken. Het bespreken is dan niet eens het probleem, maar hier komen ook de aannames om de hoek kijken.

En die aannames? Die kunnen dan een eigen leven gaan leiden.

Daarom is het effectiever om je nieuwe aanpak in alle openheid te bespreken met je deelnemers. Dan neem je ze serieus en betrek je ze in het proces en de ‘worsteling’ met je voorzittersrol. Van ‘slim en actief’ naar ‘dommer en luier’

Dus spreek eerlijk uit wat je lastig vindt en wat je graag zou willen. Bespreek het vervolgens met elkaar en vind een vorm die voor iedereen fijn werkt. Maak afspraken en ga ‘uitproberen’ of deze nieuwe methode werkt. Doet dat het niet meteen? Dan kun je samen evalueren en de aanpak verfijnen of aanpassen. Het kost namelijk even tijd om aan nieuwe patronen te werken, dat is heel normaal.

Dus heel even ‘slim en actief’ zijn om voortaan ‘dommer en luier’ te kunnen zijn, klinkt dat niet als muziek in je oren? Of eigenlijk als effectief vergaderen? Want dat is precies wat het is!

Je bent niet wat je doet!

Disclaimer: Wij beweren niet dat goede voorzitters dom en lui zíjn, maar dat het ze kan helpen een beetje dommer en luier te dóen.
En om dan meteen ook de paradox van ons advies toe te lichten; als je gewend bent om als voorzitter de kar te trekken, dan is dom en lui dóen in het begin echt geen appeltje-eitje. Want ook voor jou geldt dat uit je ingesleten patronen stappen een kwestie is van slimme keuzes maken en keihard werken – en dat gaat soms met vallen en opstaan. Omdat je omgeving niet gewend is aan dit nieuwe gedrag, zullen zij – bewust of onbewust – soms een beroep doen op je ‘oude ik’. Het is dan ook best hard werken om niet in die valkuil te trappen.

Natuurlijk geven we je heel graag een aantal praktische ideeën, want dommer en luier worden, dat kun je zeker leren:
● Vraag de ‘eigenaar’ van een agendapunt om zelf de kaderstelling van het betreffende agendapunt te doen.
● Laat één van de deelnemers de tijd bewaken die je vooraf hebt afgesproken met iedereen.
● Laat de ‘eigenaar’ van een agendapunt een samenvatting maken van een afgerond agendapunt.
● Maak –bij toerbeurt- een deelnemer (mede)verantwoordelijk voor het opstellen van de agenda.
● Vraag af en toe eens aan de groep: “Wie hebben we over dit punt nog niet gehoord?”.

Wil jij als voorzitter minder hard werken en meer eigenaarschap en een actieve houding bij je deelnemers creëren zodat jullie effectief leren vergaderen? Ga dan nog één keer hard werken tijdens onze training Vergaderingen voorzitten. Zien we je daar?

Door: Het schrijfteam | Oraki training & coaching